Q
Question n°29
Bonjour,
Veuillez trouver ci-dessous nos questions.
Volumétrie et composition des dossiers
• Disposez-vous d'une estimation du nombre total de feuilles pour les trois stocks ?
À défaut, nous retenons un ratio d'environ 5 000 feuilles par mètre linéaire, soit près de 2,35 millions de feuilles pour 469 ml. Ce ratio vous paraît-il cohérent avec la densité réelle de vos dossiers ?
• Quelle est la proportion estimée de feuilles recto-verso ?
• La liste des sous-pochettes thématiques du stock 1 est-elle exhaustive dans le tableau de concordance, ou d’autres cas de figure sont-ils connus ?
• Un dossier d’agent peut-il être réparti sur plusieurs boîtes d’archives ?
Préparation des lots — répartition collectivité / titulaire (point déterminant)
Rappel du cadre CCTP : pour le stock 1, la collectivité « procédera à la préparation des dossiers » et à la mise en pochette divers « autant que possible » (§2.4.5) ; la dépollution reste à la charge du titulaire (§3.3.5). Pour les stocks 2 et 3, « une dépollution et une préparation assurée en amont du marché » par la collectivité aura écarté les documents volants (§2.4.5). Le périmètre exact de chaque intervention n’est pas détaillé.
• Que recouvre précisément la préparation du stock 1 réalisée par la DGRH : mise en boîte et inventaire uniquement, ou également retrait d’éléments perturbateurs ?
• Pour les stocks 2 et 3, la dépollution annoncée comme réalisée en amont couvre-t-elle l’intégralité des opérations listées au §3.3.5 (agrafes, trombones, post-it, pochettes plastiques) ou uniquement l’écartement des documents volants ?
• La collectivité souhaite-t-elle conserver les sous-pochettes thématiques dans le reconditionnement, ou accepte-t-elle leur remplacement par des séparateurs de rubriques ?
Logistique et conditionnement
• Qui fournit les boîtes d’archives de 15 cm : la collectivité ou le titulaire ?
• Les lots étant remis dans l'ordre alphabétique et les boîtes identifiées avec les dossiers qu'elles contiennent, un comptage des dossiers par boîte avec inventaire borne à borne est-il suffisant à l'enlèvement, ou un rapprochement exhaustif dossier à dossier avec le tableau de suivi SIRH est-il attendu ?
• La remise en rayonnage des lots restitués est-elle à la charge du titulaire ou des équipes de la DGRH ?
Environnement technique et GED
• Quel est le calendrier précis de la migration GECCO vers Alfresco Entreprise v23, et son impact sur les modalités de versement en début de marché ?
• La documentation des scripts de versement NexPublica peut-elle être communiquée (prérequis, ports à ouvrir, format des flux) ?
• Un dépôt des livrables par SFTP est-il suffisant, ou la collectivité attend-elle un versement automatisé directement dans la GED GECCO ?
• En cas de versement par scripts sans accès direct à la GED, la collectivité confirme-t-elle prendre en charge la vérification du bon dépôt ?
• Le CCTP indique que « l’IDENT_ID est le même pour chaque agent, peu importe sa collectivité de rattachement » : confirmer la portée de cette mention (identifiant unique par agent, commun aux deux collectivités) et son utilisation exacte pour le versement.
Exécution et livrables méthodologiques
• Quel volume prévisionnel de demandes d’accès d’urgence (numérisation prioritaire, retour physique) est anticipé ?
• En l’absence de numérisation fidèle, la collectivité attend-elle une convention de numérisation au sens strict (cap NF Z 42-026), ou un plan d’assurance qualité (PAQ) reprenant les mêmes éléments serait-il recevable ?
Bien cordialement,
R
17/07/26 à 09h40 :
Message aux entreprises :
Réponse
Bonjour,
Volumétrie et composition des dossiers
• Disposez-vous d'une estimation du nombre total de feuilles pour les trois stocks ?
À défaut, nous retenons un ratio d'environ 5 000 feuilles par mètre linéaire, soit près de 2,35 millions de feuilles pour 469 ml. Ce ratio vous paraît-il cohérent avec la densité réelle de vos dossiers ?
Nous disposons d’une estimation concernant le nombre de vues à numériser en moyenne dans les dossiers du stock 1a (entre 160 et 200). Néanmoins, elle reste trop imprécise selon moi d’où la communication des volumes en mètres linéaires et en nombre de dossiers.
Pour les stocks 2 et 3, le nombre de dossiers est le même (environ 7000) mais pas la volumétrie en mètre linéaire. Aucune estimation par nombre de vue a été faite. La visite sur site doit vous permettre de mieux analyser la nature de ces stocks.
• Quelle est la proportion estimée de feuilles recto-verso ?
Il y’a bien plus de recto seul que de recto verso. La visite sur site doit vous permettre de mieux analyser la nature de ces stocks.
• La liste des sous-pochettes thématiques du stock 1 est-elle exhaustive dans le tableau de concordance, ou d’autres cas de figure sont-ils connus ?
La liste des sous pochettes est très complète mais des cas particuliers seront sûrement identifiés en phase de cadrage et de test.
• Un dossier d’agent peut-il être réparti sur plusieurs boîtes d’archives ?
Nous ne pensons pas. Il est possible que quelques cas soient identifiés de très gros dossiers mais en règle générale, ce ne sera pas le cas.
Préparation des lots — répartition collectivité / titulaire (point déterminant)
Rappel du cadre CCTP : pour le stock 1, la collectivité « procédera à la préparation des dossiers » et à la mise en pochette divers « autant que possible » (§2.4.5) ; la dépollution reste à la charge du titulaire (§3.3.5). Pour les stocks 2 et 3, « une dépollution et une préparation assurée en amont du marché » par la collectivité aura écarté les documents volants (§2.4.5). Le périmètre exact de chaque intervention n’est pas détaillé.
• Que recouvre précisément la préparation du stock 1 réalisée par la DGRH : mise en boîte et inventaire uniquement, ou également retrait d’éléments perturbateurs ?
Le stock 1 n’est pas dépollué et devra l’être par le titulaire. Nous assurons sont identification avec le dépôt de la page de garde et sa mise en boite pour consolider le lot à numériser.
• Pour les stocks 2 et 3, la dépollution annoncée comme réalisée en amont couvre-t-elle l’intégralité des opérations listées au §3.3.5 (agrafes, trombones, post-it, pochettes plastiques) ou uniquement l’écartement des documents volants ?
Pour les stocks 2 et 3, la dépollution nous amène bien à écarter les trombones, agrafes, post it et pochettes plastiques.
• La collectivité souhaite-t-elle conserver les sous-pochettes thématiques dans le reconditionnement, ou accepte-t-elle leur remplacement par des séparateurs de rubriques ?
Voir réponse aux questions 12 et 13
Logistique et conditionnement
• Qui fournit les boîtes d’archives de 15 cm : la collectivité ou le titulaire ?
Voir réponse question 17.
• Les lots étant remis dans l'ordre alphabétique et les boîtes identifiées avec les dossiers qu'elles contiennent, un comptage des dossiers par boîte avec inventaire borne à borne est-il suffisant à l'enlèvement, ou un rapprochement exhaustif dossier à dossier avec le tableau de suivi SIRH est-il attendu ?
Voir réponse à la question 11
• La remise en rayonnage des lots restitués est-elle à la charge du titulaire ou des équipes de la DGRH ?
Le déchargement et la remise dans le lieu de prise est à la charge du titulaire.
Environnement technique et GED
• Quel est le calendrier précis de la migration GECCO vers Alfresco Entreprise v23, et son impact sur les modalités de versement en début de marché ?
Voir réponse à la question 21
• La documentation des scripts de versement NexPublica peut-elle être communiquée (prérequis, ports à ouvrir, format des flux) ?
La documentation ne peut pas être communiquée à ce stade. Ce point sera traité en phase de cadrage. Les scripts Nexpublica ont été développés dans le cadre d’un précédent projet entre Nexpublica est un prestataire de numérisation. Ces scripts ne sont pas clés en mains et devront être réadapté avec le titulaire et Nexpublica en phase de cadrage. Sauf si le titulaire a proposé dans son offre un autre mécanisme qui fonctionne en phase de cadrage puis de test.
• Un dépôt des livrables par SFTP est-il suffisant, ou la collectivité attend-elle un versement automatisé directement dans la GED GECCO ?
La collectivité attend un versement directement au sein de la GED GECCO. C’est pour cette raison que nous demandons aux candidats de proposer une solution d’indexation des documents au sein de la GED en respect du tableau de concordance. Une solution alternative avec les scripts proposés (et à réadapter) de Nexpublica, est mise en avant dans le CCTP.
• En cas de versement par scripts sans accès direct à la GED, la collectivité confirme-t-elle prendre en charge la vérification du bon dépôt ?
En cas d’utilisation des scripts, le prestataire disposera d’un rapport d’intégration permettant de vérifier le bon fonctionnement du dépôt. Nous pourrons envisager la mise à disposition d’un accès à la GED par le prestataire en fonction de la solution d’indexation sélectionnée et des modalités de contrôle des rejets et rejeu.
• Le CCTP indique que « l’IDENT_ID est le même pour chaque agent, peu importe sa collectivité de rattachement » : confirmer la portée de cette mention (identifiant unique par agent, commun aux deux collectivités) et son utilisation exacte pour le versement.
L’IDENT ID est une donnée unique par agent. Chaque agent dispose de son propre IDENT ID dans la GED qui nous permet de trouver l’espace de stockage de ses éléments de son dossier agent. Que l’agent soit un agent ville ou métropole, l’IDENT ID reste le même.
Exécution et livrables méthodologiques
• Quel volume prévisionnel de demandes d’accès d’urgence (numérisation prioritaire, retour physique) est anticipé ?
Nous n’avons pas estimé un nombre précis de mise à disposition en cas d’urgence étant donnée la nature de ce besoin qui reste ponctuel et dépend des aléas de notre activité.
• En l’absence de numérisation fidèle, la collectivité attend-elle une convention de numérisation au sens strict (cap NF Z 42-026), ou un plan d’assurance qualité (PAQ) reprenant les mêmes éléments serait-il recevable ?
Pas au sens strict de la norme mais s’en inspirant oui.
Cordialement,