Location et maintenance de photocopieurs multifonctions

Message de l'acheteur

Question n°1 Bonjour, Quel est votre titulaire actuel et la marque des copieurs en parc ? Cordialement, Question n°2 Bonjour, Nous souhaiterions mieux comprendre l’objet de votre consultation : Il s’agit d’un marché à « bons de commandes » qui sur 4 ans vous permettrait de remplacer un parc de photocopieurs. Ces matériels seraient alors commandés au « fil de l’eau » et financés en location, c’est bien cela ? Pouvons nous savoir combien de matériels seront commandés en commande initiale sur 4 ans ? et quels types de produits ? Combien en type 1 , en type 2 etc.. Deuxième question, combien de matériels seraient commandés par la suite et sur quelle durée (toujours sur 4 ans ?) Autre point : le PSE : qu’entendez-vous par la « valorisation du parc existant » ? Est-ce que nous devons chiffrer un MONTANT dans l’acte d’engagement...montant qui représenterait la valeur des matériels repris ? Comme un rachat de parc…mais quels sont les dits produits ?, marque, gamme, âges, états, volumes copies réalisés de chacun ? Ces matériels vous appartiennent ils ? ou sont-ils en location et jusqu’à quelle échéance ? Quel est le fournisseur en place ? Présentation financière Dans 99% des cas l’offre repose sur un montant de location de machine (un loyer fixe) + une partie variable le contrat d’entretien, un coût à la page (selon le nombre de copies réalisées). Il semblerait que votre BPU ne fait état que de la maintenance, du coût copie ? Il n’y a pas un BPU portant sur le loyer des matériels ? Ou attendez-vous un coût à la page qui inclurait l’incidence matériel ? Merci pour ces précisions. cordialement Question n°3 Bonjour, 1/ Révision des prix pages Acceptez-vous que les prix des pages soient révisables annuellement et pouvez-vous modifier le CCAP dans ce sens svp ? En effet dans un contexte inflationniste, il nous parait impossible de maintenir des prix fermes sur toute la durée du marché. Les coûts des copies sont constitués de temps homme (technicien qui intervient, conducteur du transporteur pour la livraison des toners et des pièces), de coûts de transport et de déplacement (carburant pour le déplacement des techniciens et des transporteurs) et de coût de fournitures (toners, pièces). Pour rappel, la DAJ recommande de prévoir des prix révisables dans les marchés assortis d'une durée d'exécution sur plusieurs années. 2/ Conformément à votre appel d’offre, il est indiqué qu’en cas de résiliation pour motif d’intérêt général, le titulaire ne percevra aucune indemnité. Toutefois, selon le Code de la commande publique (articles L2195-3 et suivants) et les dispositions des CCAG applicables (notamment l’article 42 du CCAG FCS), la renonciation à une indemnité forfaitaire n’exclut pas le règlement des dettes et créances nées du contrat avant sa résiliation. En effet, la résiliation pour motif d’intérêt général ouvre droit, pour le titulaire, au remboursement des dépenses utiles engagées pour l’exécution du marché. Ainsi, même en cas de clause excluant une indemnité forfaitaire, il convient de procéder au remboursement des frais engagés et des prestations réalisées avant la date de résiliation, conformément aux principes généraux du droit des contrats administratifs et aux articles précités. Confirmez-vous que vous respecterez le code de la commande public en vigueur ? 3/ Le présent marché est un accord-cadre à bons de commande. Pouvez-vous nous confirmer que l’ensemble des copieurs sont commandés dès le début du marché pour une durée de 4 ans, ou est-ce que d’autres copieurs sont susceptibles d’être commandés en cours de marché ? De plus, si d’autres copieurs sont susceptibles d’être commandé en cours de marché, si oui : - la durée de location de ces matériels prendra-t-elle fin en même temps que le terme du marché ? Ainsi à la date de fin du marché, la location de tous les matériels prendra fin, quelle que soit leur date de mise en place. ( Co-terminus) . Peut-on rajouter un échéancier afin de renseigner les loyers en fonction de la durée ? - Ou la durée de location de ces matériels sera-t-elle égale à la durée du marché soit 4 ans ? Ainsi la location pourra continuer au-delà de la date de fin de marché pour des matériels mis en place en cours de marché. 4/ La révision des prix lors d’un bons de commande en cours de marché : Si des matériels sont susceptibles d’être commandés et mis en place en cours de contrat, acceptez-vous que nous puissions revoir nos conditions financières à chaque nouvelle commande afin de pouvoir vous faire bénéficier des prix les plus pertinents au regard du marché ? En revanche, une fois les matériels mis en place, les loyers seront fermes sur toute la durée de location. Les organismes de financement déterminent les échéances locatives en fonction notamment des taux financiers, c'est à dire du coût des liquidités, à un instant déterminé. Vous nous demandez de conserver un prix identique à celui déterminé pour les premiers matériels mis en place en début de marché. Cela nous empêche donc en cours de contrat de tenir compte des évolutions des taux financiers. Ainsi si les taux venaient à augmenter nous ne pourrions pas amortir le matériel dont le prix aura été calculé sur la base des taux financiers valables en début de contrat. A l'inverse, si les taux venaient à baisser, vous paieriez un matériel plus cher que si nous appliquions le taux actualisé. C’est pourquoi répondre avec des prix fermes sur un marché à bon de commande ne permet pas une prestation de financement. Or, l'intervention des établissements financiers est indispensable pour des constructeurs et des fournisseurs pour répondre à des marchés à bon de commande en location et ce en raison de l'impossibilité pour ces constructeurs et fournisseurs d'avancer de telles sommes. 5/ Vous indiquez dans l’article 15 du CCAP que vous dérogez à l’article 14.1 du CCAG FCS. Le CCAG FCS propose une valeur standard de plafonnement des pénalités à 10%, et la bonne pratique émise par la Direction des Achats de l'Etat pour les marchés ministériels est quant à elle positionnée à 5%. La pénalité est certes une sanction possible nécessaire, toutefois, une non-limitation rompt l'équilibre entre les parties en altérant lourdement l'optimisation des couts dont vous pourriez bénéficier. En conséquence, pouvez-vous ramener le montant maximal à 10% conformément à l’article article 14.1.2 du CCAG FCS afin que nous puissions soumettre une offre ? Dans l'attente de votre retour. Cordialement, Question n°4 Bonjour, Nous vous remercions de prendre en compte les quatre questions suivantes : Question 1 : vous indiquez une PSE obligatoire pour la reprise du parc existant Afin de répondre à cette demande, pouvez-vous nous communiquer les marques et références des produits à reprendre + options installées Question 2 : dans votre DQE figure le coût page noir et couleur, il n’est pas prévu d’emplacement pour indiquer le montant des loyers des matériels Pouvons-nous ajouter cette information pour chaque type ou préférez-vous refaire ce document ? Question 3 : concernant l’authentification Vous indiquez au §2.2 la fourniture de lecteurs de badges avec une première mention indiquant « les cartes ou badges ne seront fournie par l’acheteur » et une seconde mention « les cartes ne seront pas à fournir, nous avons nos propres cartes RFID » Ces cartes sont bien existantes ? Question 4 : pouvez-vous nous communiquer par année, le nombre d’équipements de chaque type envisagé en commande ? Merci par avance pour vos réponses. Cordialement

Question n°5 Bonjour, Voici une question: Question relative aux modalités de location des équipements commandés en cours d'exécution Dans les réponses publiées aux candidats, il est indiqué que les équipements susceptibles d'être commandés en cours de marché verront leur période de location s'achever au terme de l'accord-cadre, quelle que soit leur date de mise en service. Cette disposition conduit à des durées de location variables selon la date d'installation des matériels et peut générer des écarts significatifs dans les conditions économiques des équipements commandés en fin de marché. Afin de garantir une équité de traitement des matériels commandés tout au long de l'exécution du contrat et de permettre une construction tarifaire plus représentative des coûts réels, serait-il possible : Option 1 : de prévoir que chaque équipement bénéficie d'une durée de location ferme de 48 mois à compter de sa date de mise en service, y compris si cette échéance dépasse la date de fin de l'accord-cadre ; ou Option 2 : de maintenir le principe actuel de fin de location au terme de l'accord-cadre mais d'autoriser les candidats à appliquer des tarifs locatifs différenciés selon la durée effective de location restante lors de la commande (par exemple via une grille tarifaire ou un coefficient d'ajustement) ? Cette précision permettrait aux candidats de présenter une offre financière plus fidèle aux conditions réelles d'exécution du marché. Dans l'attente de votre retour. Bonne journée Cordialement

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