Système de gestion des passages à la restauration scolaire

1. Contexte et Objectifs Le Lycée Polyvalent Félix Mayer souhaite moderniser son système de gestion de la restauration scolaire (500 repas / jour). Nous recherchons une solution autonome (matérielle et logicielle) avec deux distributeurs de plateaux automatique capable de gérer une grille tarifaire mixte (FORFAIT 3, 4 et 5 JOURS + INTERNAT), de fluidifier le passage des élèves et personnels et de donner de l'autonomie aux familles pour la gestion des comptes. Intégration à Op@le indispensable. Les frais scolaires sont gérés sous l’interface du ministère BEE- GFE. Intégration à l’interface privée PRONOTE Possibilité de réserver les repas en ligne Intégration du fonctionnement actuel de l’accès du portique d’entrée principal des élèves 2. Spécifications des supports d'accès (Badges existants) • Réutilisation de la Carte Jeun'Est : Le système devra obligatoirement être compatible avec les cartes à puce physiques fournies par la Région Grand Est (Technologie MIFARE Classic 1K, fréquence 13,56 MHz). Les terminaux devront être capables de lire l'UID/CSN de ces cartes pour identifier l'élève. • Badges de secours : Veuillez chiffrer en option un lot de 200 badges vierges compatibles MIFARE Classic 1K pour les élèves, étudiants et personnels n'ayant pas de carte physique ou en cas de perte définitive. 3. Gestion des Tarifs et Profils (Logiciel d'Intendance) Le logiciel de gestion devra être installé sur les 8 postes de l'intendance et les 2 postes de cuisine et gérer de manière autonome les profils suivants : • Module de réservation obligatoire à J-1 : Quel que soit le profil de l'élève, le repas devra obligatoirement être réservé à l'avance (butoir à J-1, heure à définir) via le portail en ligne ou la borne. Lors du badgeage au self, le système devra bloquer l'accès (bip rouge) si aucune réservation n'a été enregistrée pour le jour même, afin de garantir une gestion stricte des quantités et limiter le gaspillage. • Forfaits Demi-Pensionnaires (DP) : Gestion de forfaits différenciés à 3 jours, 4 jours ou 5 jours par semaine (avec attribution fixe des jours autorisés dans la semaine pour les DP3 et DP4). • Externes / Commensaux : Fonctionnement au ticket virtuel via un compte prépayé (porte-monnaie électronique débité à chaque passage). Interfaçage avec Op@le indispensable. • Sécurité de passage : Le logiciel devra intégrer une fonction d'anti-double passage (anti-fraude) et permettre de configurer un droit au découvert de -1 repas maximum pour les externes et commensaux afin de ne pas bloquer la file. • Paiement en ligne : Intégration souhaitée d'un portail web/famille sécurisé permettant aux parents d'externes le rechargement du compte par carte bancaire (interfaçage standardisé PayFiP / DGFiP). 4. Architecture Matérielle Requise Veuillez inclure dans votre proposition le matériel suivant : • 2 Distributeurs de plateaux automatiques avec pointage RFID (Entrée du self) équipé de 5 chariots à roulettes pour le rechargement des plateaux repas : Boîtiers ou lecteurs compacts compatibles MIFARE, connectés au réseau de l'établissement, avec signal visuel et sonore (validation/refus d'accès). • En option : 1 Borne d'intendance "Gestion des oublis" (Format mural compact) : o Écran tactile pour la saisie manuelle du nom et d'un code PIN par l'élève. o Imprimante thermique intégrée pour l'édition de tickets de secours munis d'un QR code à usage unique (valable uniquement pour le repas du jour). o Système de blocage paramétrable (ex: blocage automatique de l'élève après 3 oublis consécutifs). 5. Modalités de Financement et Prestations Attendues La proposition financière devra détailler distinctement : 1. Le coût d'acquisition des licences logicielles et du matériel. 2. Les frais d'installation, de paramétrage et de test de compatibilité avec nos Cartes Jeun'Est. 3. La formation du personnel d'intendance et des équipes de cuisine. 4. Le coût annuel de la maintenance, de l'hébergement des données (SaaS) et du support technique. Le prestataire devra obligatoirement soumettre deux propositions financières distinctes pour la partie matérielle (les 2 distributeurs de plateaux avec terminaux de pointage et la borne d'intendance) : Option A – Achat ferme (Investissement) : Coût d’acquisition global du matériel et des licences logicielles. Frais de déploiement (installation, paramétrage, tests de compatibilité avec la Carte Jeun'Est et formation). Coût annuel récurrent de la maintenance, de l'hébergement cloud (SaaS) et du support technique. Option B – Leasing / Location Longue Durée (Fonctionnement) : Contrat de leasing sur une durée au choix de 4 ans ou 5 ans (à préciser dans l'offre). Le loyer mensuel ou trimestriel devra être "tout inclus" : mise à disposition du matériel, licences logicielles, hébergement cloud, assistance technique et remplacement des pièces défectueuses sur site (maintenance curative incluse). Indication précise des conditions de fin de contrat (valeur de rachat du matériel ou restitution). Le projet de cahier des charges est susceptible d’évoluer en fonction des solutions proposées. Visite sur place exigée.