Fourniture et gestion des abonnements de périodiques français et étrangers sur tous supports

Le présent marché a pour objet la fourniture et la gestion des abonnements de périodiques réguliers ou non, français ou étrangers, sous forme papier et online ou électronique, destinés aux usagers de la bibliothèque de l’Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l’Information et des Bibliothèques (Enssib). La prestation concerne essentiellement les abonnements mais aussi la fourniture de numéros anciens (antiquariat) et ponctuellement la fourniture de numéros isolés qui ne concernent pas les abonnements en cours de la bibliothèque. Sont exclus du présent marché les groupements de commandes constitués entre établissements de l’enseignement supérieur. Sont également exclus les bases de données. La liste des titres exclus est disponible dans l’annexe 1. Les usagers de la bibliothèque de l’Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l’Information et des Bibliothèques (Enssib) sont : • Les bibliothécaires, conservateurs, étudiants en master, professionnels de l’information en formation initiale à l’école ; • Les enseignants et les chercheurs en sciences de l’information, internes ou externes à l’école, • Les professionnels de l’information en poste ; • Les professionnels de bibliothèque en formation continue à l’école ou qui préparent les concours internes ou externes d’accès aux métiers des bibliothèques ; • Les conservateurs des bibliothèques territoriaux en formation à l’INET (usagers distants). La prestation attendue inclut toutes les étapes du cycle de vie de l'abonnement (la commande et son règlement, la mise en service effective de l'abonnement, la facturation, la réclamation et le renouvellement) ainsi que la fourniture d’informations relatives aux abonnements et à la gestion du portefeuille de l’Enssib. Le titulaire s’engage à : • Fournir les périodiques sur support papier et/ou électronique auxquels est abonné ou souhaite s’abonner l’Enssib ; • Faire les démarches nécessaires pour fournir les numéros isolés qui ne font pas partie des abonnements en cours de la bibliothèque et numéros en antiquariat ; • Assurer la continuité des abonnements existants ; • Assurer la mise en service rapide des abonnements ou réabonnements par la transmission des commandes aux éditeurs ; • Assurer la résiliation des abonnements que l’Enssib ne souhaite pas reconduire ; • Assurer la gestion des commandes et suivi des livraisons ; • Assurer le paiement des éditeurs et la consolidation des factures envoyées par les éditeurs ; • Aligner les échéances des abonnements à la date convenue, sous réserve de l’acceptation des éditeurs quand l’Enssib en fait la demande ; • Assurer le rôle d’unique intermédiaire entre l’Enssib et les éditeurs notamment par le suivi des abonnements et la gestion des réclamations auprès des éditeurs ; • Assurer une réelle réactivité dans les relations qu’il entretient avec l’Enssib en désignant notamment un seul et unique interlocuteur, chargé de ces relations. En cas d'absence de cet interlocuteur, le titulaire informe l'Enssib de la personne qui remplace ce correspondant ; • Assurer la transmission de toute information utile pour optimiser le portefeuille de l’Enssib. Par exemple : existence ou apparition d’une version électronique d’un titre, licences, modalités d’accès au texte intégral, cessation de parution, changement de titre, de périodicité, d’éditeur, numéros spéciaux, la parution des fascicules, la parution de numéros hors abonnements, augmentation de tarif etc. ; • Assurer la mise à disposition des informations nécessaires au renouvellement des abonnements et à l’évaluation du portefeuille d’abonnements ; • Assurer la fourniture d’informations bibliographiques et financières concernant des titres auxquels l’Enssib souhaiterait s’abonner ; • Fournir gratuitement chaque année un récapitulatif complet des abonnements en cours et des avoirs par courriel. Dans le cas de titres disponibles sous forme électronique, le titulaire indique impérativement et systématiquement en français : • Les modes d’accès et d’authentification utilisés ; • Le nombre d’accès simultanés autorisés ; • Les conditions d’accès à distance et les utilisateurs autorisés : l’Enssib souhaite que la documentation électronique soit accessible à distance aux étudiants, élèves, personnels, enseignants-chercheurs (environ 700 personnes), à travers le système d’authentification proposé par l’établissement, • Les modalités et calendrier de mise en service ; • La tranche chronologique proposée à la consultation pour les périodiques ; • Une liste des périodiques auxquels l’Enssib est abonnée est fournie en annexe du présent C.C.T.P à titre indicatif. • Le titulaire permettra le renouvellement des abonnements en ligne via un outil de gestion. Une fois le renouvellement effectué par l’Enssib, il établira un devis. La facture sera envoyée une fois le devis accepté par l’Enssib et après réception des bons de commande. • La facture définitive à laquelle la liste des abonnements sera jointe, comportera les mêmes mentions que la facture provisionnelle, après ajustement annuel des prix.