Missions de diagnostics métiers et déploiement de solutions d'Intelligence Artificielle

Question n°12 Bonjour, Nous préparons une offre pour la consultation 26CAP0078PA et vous remercions de bien vouloir préciser trois points : 1. Nommage des fichiers (RC 6.1) : la limite de 10 caractères s'entend-elle hors extension (exemple : « 26078_ARCH.docx ») ? 2. Sous-traitance : notre sous-traitant est déclaré dans le cadre de réponse et l'acte d'engagement ; le formulaire DC4 signé peut-il être remis après l'audition, avant la notification ? 3. Restitution d'une UT (Q/R n° 6, points 7 et 12) : la séance de deux heures se tient-elle avec l'encadrement de l'UT avant la validation du rapport par le CODIR, ou uniquement avec l'équipe projet IA ? Avec nos remerciements.

Question n°11 Bonjour, Suite au décalage de la date limite de dépôt, pouvez-vous nous confirmer si la date des Questions/Réponses a été décalée elle aussi ? Bien cordialement

Question n°3 Bonjour, Votre cahier des charges est très complet et nécessite la mobilisation d’expertises multiples. Le cadre de réponse, très complet et très détaillé, représente une charge de temps conséquente (si on souhaite le remplir de façon correcte et exhaustive). Nous souhaiterions savoir si un report de l’échéance est envisageable (15 jours seraient utiles). Merci d’avance Cordialement Question n°4 Bonjour, Le cadre de réponse proposé découpe de façon très détaillée la prestation. Nous imaginons qu’il sera examiné de façon précise. Pouvez-vous nous indiquer si une analyse de ce document par une IA est envisagée ? Si oui, avec quel outil et suivant quelles modalités ? Merci d’avance Cordialement Question n°5 Bonjour, Dans le cadre de notre réponse à la consultation 26CAP0078PA, nous vous remercions pour les réponses publiées le 25 septembre et vous soumettons les questions suivantes. 1. Volume de diagnostics et montant maximum Votre réponse du 25 septembre et l'annexe listant les 19 unités de travail indiquent 25 diagnostics sur quatre ans (10 UT de 1 à 5 agents, 10 de 6 à 10 agents, 5 de 11 à 20 agents). Le DQE du dossier de consultation retient 5, 3 et 2 diagnostics, et l'acte d'engagement fixe un montant maximum de 80 000 euros HT pour la durée de l'accord-cadre. Pouvez-vous préciser quelles quantités seront utilisées pour la notation du critère prix, si un DQE modifié sera publié, et si le montant maximum sera ajusté en conséquence ? 2. Audition L'article 7.3 du règlement prévoit une audition des trois candidats les mieux classés, notée au sous-critère 2.6. Pouvez-vous indiquer la date prévisionnelle, la durée, le lieu et le nombre de participants admis par candidat, préciser si elle peut se tenir en visioconférence, et décrire la nature de la mise en situation attendue ? 3. Extension aux communes de la mutualisation L'article 1.2 du CCTP prévoit une extension possible du périmètre à certaines communes adhérentes à la mutualisation. Pouvez-vous préciser le nombre et la localisation des communes susceptibles d'être concernées, les déplacements étant réputés inclus dans les forfaits ? 4. Moyens mis à disposition sur site Une salle de réunion et un accès internet invité pourront-ils être mis à disposition lors des interventions sur site ? Des restrictions s'appliquent-elles à l'usage des ordinateurs portables du titulaire dans les locaux de l'Agglo ? 5. Annexes de sécurité Le titulaire n'hébergeant aucune donnée de l'Agglo, n'accédant à aucun système d'information par un compte nominatif et se limitant à la consultation des documents transmis, confirmez-vous que les rubriques du plan d'assurance sécurité et du référentiel d'architecture relatives à l'hébergement, à l'administration à distance et à l'interconnexion réseau peuvent être déclarées non applicables, conformément à l'article 7.2 du règlement ? 6. Ligne 4.3 du BPU Confirmez-vous qu'un candidat peut faire réaliser les prestations d'appui de la ligne 4.3 par un intervenant de niveau senior, facturé au prix unitaire de cette ligne, sans que cela constitue une non-conformité ? Nous vous remercions par avance pour vos réponses. Cordialement. Question n°6 Bonjour Dans le cadre de notre réponse à votre consultation, nous aurions quelques questions : 1/ Volume prévisionnel _ Pourriez-vous préciser, à titre indicatif, le nombre d’unités de travail susceptibles d’être diagnostiquées sur la durée de l’accord-cadre, ainsi que leur répartition estimative entre les catégories de 1 à 5, de 6 à 10 et de 11 à 20 agents ? 2/ Premières unités de travail _ Les premières unités de travail susceptibles d’être diagnostiquées sont-elles déjà identifiées ? Le cas échéant, pourriez-vous préciser leurs grandes caractéristiques : métier, effectif, localisation, enjeux ou niveau d’exposition à l’IA ? 3/ Quantités du DQE _ Les quantités figurant au DQE correspondent-elles à un scénario probable d’exécution ou uniquement à un scénario destiné à la comparaison des offres ? 4/ Cadence des commandes _ Quel rythme de commandes est envisagé au cours des quatre années : diagnostics successifs, campagnes regroupées ou interventions au fil de l’eau ? Plusieurs diagnostics ou bons de commande pourront-ils être exécutés simultanément ? 5/ Délais d’intervention _ Quel délai cible envisagez-vous entre la notification d’un bon de commande et le démarrage de la prestation ? Existe-t-il une durée indicative attendue pour un diagnostic UT, de sa préparation à sa restitution ? 6/ Rôle de la DiNuM _ Quel niveau d’implication de la DiNuM est prévu dans les entretiens, les observations, la validation factuelle des constats, l’arbitrage des recommandations et les restitutions auprès des équipes ? 7/ Implication des agents _ Quel niveau de disponibilité pourra généralement être demandé aux responsables et aux agents d’une UT pour les entretiens, observations et restitutions ? Un volume indicatif de mobilisation par agent est-il envisagé ? 8/ Accès aux outils et aux données _ Pendant les diagnostics, le titulaire pourra-t-il accéder, sous contrôle des agents, aux écrans et applications métiers réels, ou devra-t-il travailler exclusivement à partir de démonstrations, captures autorisées, données anonymisées ou exemples reconstitués ? 9/ Outils IA actuellement disponibles _ Quelles solutions IA ou fonctionnalités intégrées aux outils bureautiques et métiers sont aujourd’hui autorisées, expérimentées ou déjà utilisées au sein de l’Agglo ? Quelles licences sont disponibles ou envisagées ? 10/ Cadre de gouvernance _ Quels référentiels, cadres ou dispositifs internes existants souhaitez-vous voir intégrés ou articulés à notre démarche de diagnostic ? 11/ Indicateurs de valeur _ L’Agglo dispose-t-elle déjà d’indicateurs prioritaires pour mesurer l’impact sur les services et les usagers : délais de réponse, qualité, fiabilité, satisfaction, temps agent, continuité de service ou réduction des erreurs ? 12/ Diffusion des rapports _ Quelles seront les règles de diffusion des rapports UT : responsables d’unité, agents concernés, direction, DiNuM, CODIR, communes mutualisées ? Des exigences particulières d’anonymisation sont-elles attendues ? 13/ Modalités d'exécution _ Comment souhaitez-vous arbitrer le passage d’un besoin identifié dans un diagnostic vers une prestation complémentaire ou une prestation d’accompagnement de la phase 4 ? Je vous remercie par avance pour votre retour. Bien cordialement. Question n°7 Bonjour, Trois éléments du dossier nous semblent devoir être articulés : • la réponse à la question n°1 annonce 25 diagnostics d'UT sur la durée du marché (10 UT de 1 à 5 agents, 10 UT de 6 à 10 agents, 5 UT de 11 à 20 agents), et la liste jointe identifie déjà 19 UT ; • le DQE retient 10 diagnostics (5 en ligne 2.1, 3 en ligne 2.2, 2 en ligne 2.3) ; • l'acte d'engagement fixe un montant maximum de 80 000 € HT sur quatre ans. Pouvez-vous nous indiquer laquelle des lectures suivantes est la bonne ? a) Le montant maximum de 80 000 € HT permet de commander environ 10 diagnostics et les prestations associées ; les 25 UT représentent le besoin global, qui ne sera pas entièrement couvert par ce marché. b) Les 25 diagnostics et prestations associées doivent pouvoir être commandés dans la limite de 80 000 € HT ; les candidats doivent donc dimensionner leurs forfaits conséquence. c) Une autre lecture, que nous vous remercions de préciser. Nous vous remercions par avance pour votre réponse. Question n°8 Bonjour, Afin de préparer notre offre pour la consultation 26CAP0078PA, nous souhaitons obtenir les précisions suivantes, après lecture du DCE et des réponses du 25 septembre. 1. Quantités de comparaison et plafond La réponse à la question 1 et l'annexe « Liste des 19 UT » indiquent 25 diagnostics sur quatre ans, répartis en 10 UT de 1 à 5 agents, 10 UT de 6 à 10 agents et 5 UT de 11 à 20 agents. Le fichier « 26078_BPU_DQE_VD.xlsx » du dossier principal indique, dans le DQE, des quantités respectives de 5, 3 et 2. Pouvez-vous confirmer les quantités à retenir pour la comparaison des offres et transmettre, si nécessaire, le DQE à jour ? Confirmez-vous que le maximum de 80 000 € HT indiqué à l'acte d'engagement couvre l'ensemble des prestations sur les quatre années ? 2. Limite entre cadrage et réalisation technique Le RC, article 7.2, exclut par principe tout développement, intégration ou hébergement, tandis que le CCTP, articles 3.3 et 16, prévoit leur possibilité lorsqu'un bon de commande le stipule expressément. Pour les lignes 5.1 à 5.3, devons-nous chiffrer exclusivement l'analyse, le cadrage et la documentation, sans développement de prototype exécutable, intégration ou hébergement ? Si une prestation technique était ensuite commandée, comment son périmètre, son prix et ses exigences de sécurité seraient-ils définis dans l'accord-cadre ? 3. Méthodes et modèles préexistants Le CCAP, article 13, prévoit une cession exclusive des résultats. Pouvez-vous confirmer que cette cession porte sur les livrables réalisés spécifiquement pour la collectivité, tandis que les méthodes, grilles et modèles préexistants identifiés dans l'offre restent la propriété du titulaire, avec les droits d'utilisation nécessaires accordés à la collectivité pour exploiter les livrables ? Souhaitez-vous une annexe distinguant ces éléments préexistants des résultats spécifiques ? Nous vous remercions pour ces précisions.

Message de l'acheteur

Message de l'acheteur

Question n°1 Bonjour, Voici nos questions : 1- Périmètre des diagnostics Pouvez-vous préciser les premières unités de travail envisagées, leurs métiers et leurs sites d’implantation ? Au-delà du nombre d’agents, disposez-vous d’une estimation du nombre de processus à analyser par unité ? 2- Présentiel et organisation des interventions Attendez-vous une durée minimale d’e présence sur site pour chaque catégorie d’UT, ou appartient-il au candidat de la proposer ? Les interventions sur plusieurs UT pourront-elles être regroupées sur des journées consécutives, avec préparation et restitutions à distance lorsque pertinent ? 3- Calendrier et mobilisation des équipes Quel calendrier prévisionnel envisagez-vous pour les premières commandes et combien de diagnostics pourraient être conduits simultanément ? Quel appui la DiNuM apportera-t-elle pour recueillir les documents et organiser les échanges avec les agents ? 4- Accompagnement après diagnostic Pour les prestations de productivité individuelle et de conduite du changement, quels formats envisagez-vous principalement : conseil aux responsables, ateliers pratiques, formation des agents ou accompagnement de référents internes ? Quels effectifs seraient concernés ? 5- Environnement IA disponible Quels outils IA sont déjà autorisés et disponibles, notamment les différentes offres Microsoft Copilot, et quels cadres d’usage ou travaux de diagnostic existent déjà ? Quelles modalités de validation s’appliqueraient aux expérimentations ou agents proposés à l’issue des diagnostics ? En vous remerciant pour votre retour. Question n°2 Bonjour Dans le cadre de notre réponse à votre consultation, nous aurions quelques questions : Où en est la trajectoire IA décrite dans le CCTP (cadre de confiance, diagnostic des usages, prospective) ? Les livrables déjà produits peuvent-ils être transmis ? Sur quels critères allez-vous sélectionner les UT à diagnostiquer ? Par qui ce travail de “pré qualification” est-il réalisé ? Pour classer une UT dans une tranche (1 à 5, 6 à 10, 11 à 20 agents), comptez-vous l'effectif total de l'UT, encadrement compris, ou seulement les agents concernés par les processus étudiés ? Qui décide du classement d'une UT dans une tranche ? Une fois l’UT identifiée, quel est le mode d’intervention privilégié : approche main dans la main Agglo / prestataire ou délégation des 4 temps au prestataire ? Pour les entretiens, ateliers etc qui visent à établir le diagnostic (Composante B), doivent-ils être prévus à distance ou en présentiel ? Ou les 2 ? Pour la préparation (composante A), quels documents l'Agglo fournira-t-elle (organigramme, fiches de poste, procédures, liste des applications) ? Qui les rassemble ? Quel est l’environnement technologique au sein de l’Agglomération ? Quelles sont vos solutions IA déjà en place ou identifiées pour venir “outiller” ces UT ? Existe t’il au sein de l’organisation un projet transversal concernant la fourniture d’outillage IA et l’accompagnement des agents sur des usages généraux et transversaux (ex : rédiger un courrier, résumer un document, …) ? Au-delà des CODIR, prévoyez vous des instances de suivi et pilotage (Comité de projet hebdomadaire, Comité de pilotage, …) ? L'accompagnement à l'adoption (lignes 5.4 et 5.5) doit-il se limiter aux UT diagnostiquées, en prolongement direct de leur plan d'action, ou couvrir aussi un dispositif transverse pour l'ensemble des agents de l'Agglo ? Êtes-vous ouvert à une organisation de la prestation hybride (une partie à distance, une partie sur site / dans le périmètre de Cap Atlantique) ? Vous remerciant par avance pour vos retours. Bien à vous,